Veröffentlichung von Handbüchern - Warum und Wie?
Warum Handbücher?
- Die Gebrauchsanweisung ist ein Teil Ihres Produktes.
Gute Dokumentation ist ein Konkurrenzmittel!
- Gute Dokumentation erleichtert die Verkaufsarbeit.
- Gute Dokumentation ermöglicht die bessere Ausnutzung eines Produktes.
Damit steigt der Wert des Produktes für den Kunden!
(Können Sie es sich leisten geheimzuhalten, wie man Ihre Produkte mit Vorteil anwendet?)
- Gute Dokumentation erleichtert die Ausbildung von Kunden und Wartungspersonal.
- Gute Dokumentation beschreibt die Funktion des Systems eingehend. Dadurch werden viele
Fragen, sowohl von Kunden, als auch vom eigenen Personal, vermieden.
(Wenn ein Kunde Schwierigkeiten hat, werden leicht Ihre wenigen, richtigen Spezialisten
in die Problemlösung einbezogen. Der Einsatz dieser Personen könnte
an anderen Stellen besser benötigt werden - z.B. bei der Produktentwicklung!)
- Gute Dokumentation reduziert die Anzahl von Akuteinsätzen bei Kunden, die Probleme haben.
Dadurch werden Unkosten bei Ihnen und bei Ihren Kunden vermieden.
- Ein Handbuch kann auch ganz einfach notwendig sein:
Seit 1995 ist die Maschinenrichtlinie der Europäischen Gemeinschaft voll im Gebrauch.
In der Praxis bedeutet das unter anderem, daß alle Maschinen mit CE-Marke auch ordentliche
Anweisungen für sichere Installation und Wartung, und sicheren Betrieb haben müssen.
Wer schreibt das Handbuch?
Aus eigener Erfahrung wissen wir, daß ein Verfasser von technischen Texten außer Sprachgefühl auch
eine umfassende technische Ausbildung haben muß. Um ein erstklassiges Handbuch schreiben zu können,
muß der Verfasser verstehen, was er (oder sie) beschreibt.
Papier, CD oder Internet?
Programmdokumentation wird heutzutage oft auf einer CD-Platte geliefert, und nicht in Form
von dicken, gedruckten Büchern. Das ist oftmals praktisch, besonders falls die Dokumentation
nur im Ausnahmefall gebraucht wird, da ja die meisten modernen Programme eingebaute Dokumentation
und Hilfsfunktionen haben.
Bei Maschinen ohne eigenen, großen Bildschirm ist es nicht so selbstverständlich, daß
eine CD ist, was der Anwender haben will. "Althergebrachtes" Papier kann genau das
sein, was verlangt wird. Mehr und mehr Wartungspersonal nimmt jedoch einen Laptop mit einer CD
mit Dokumentation und Zeichnungen mit zur Arbeit. Zusammen mit dem Laptop kann die CD viel
nützlicher sein als ein dicker Ordner mit im schlimmsten Fall inaktuellen Zeichnungen.
Einige Firmen ziehen es vor, ihre Generalvertreter mit Dokumentation via CD
oder via Internet zu beliefern. Anstatt tonnenweise Papier um die Erde zu frachten, überlassen
sie ihren Generalvertretern die Verantwortung, daß die Dokumentation gedruckt wird. Dies geschieht
oft auf Bestellung, genau wenn es notwendig ist.
Noch ist es recht so ungewöhnlich, daß Bedienungsanleitungen und Handbücher auf dem Internet
bereitgehalten werden. Dies wird sich sicherlich ändern. Es ist nämlich viel einfacher und billiger,
aktuelle, berichtigte Information auf dem Internet auszulegen, als neue Ordner oder CD-Platten
mit der Post zu versenden.
Die Frage, ob man über das Internet veröffentlicht oder nicht, ist auch eine Frage der
Zugänglichkeit. Dokumentation auf dem Internet ist immer ohne Verzögerung zugänglich!
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